各位同学：
为方便暑假期间毕业生档案转递，学生档案室在暑假期间继续为毕业生提供咨询与转档服务。因机要交通等原因，档案转递主要集中在中山北路校区办理。闵行校区非对外服务时间外办理档案转递的，可通过公文流转将档案材料递送至中山北路校区学生档案室。现将暑假期间两校区对外服务时间、地点及相关事宜公布如下：
一、对外服务具体日期、时间安排
中山北路校区：
7月：9日-13日、16-20日、24日、26日，27日，31日
8月： 2日、7日、9日、13日，14日、16日
闵行校区：
7月：9日-13日、23日-27日、31日
8月：2日、3日、6日、7日
9月：3日-7日
上午8：30-11：00；下午13：30-16：00
二、对外服务地点、电话
中山北路校区：地理馆102室电话：62232348
闵行 校 区：行政楼210室电话：54344862
三、毕业生档案补充《就业通知书》等材料
（一）查询个人档案转递情况
登录学工部网站：http://www.xsgzb.ecnu.edu.cn，在“系统登录”窗口输入用户名、密码，点击学生登录，在“档案转递信息一览”查询信息（如忘记密码，可请院系副书记或辅导员帮助在系统中初始化密码，初始密码为本人学号），如下图1—图3所示：
图1：系统登录
图2：档案转递模块
图3：个人档案转递情况
（二）档案转递信息可能出现的两种情况
1、若系统查询无记录，表明档案尚未通过机要方式转递离校
中山北路校区的同学，请在暑期对外服务时间，将相关材料装入信封交至：地理馆102室 学生档案室。注意：请在《就业通知书》备注空白处及信封上用铅笔写清楚姓名、学号和手机号码。
闵行校区的同学，请在暑期对外服务时间，将相关材料装入信封交至：行政楼210室 学生档案室；或以公文流转（行政楼102室）的方式将相关材料装入信封中转至：中山北路校区地理馆102室 学生档案室，电话：62232348。注意：请在《就业通知书》备注空白处及信封上用铅笔写清楚姓名、学号和手机号码。
2、若系统显示档案已通过机要方式转递，请将《就业通知书》等材料自行寄送至本人档案接收单位。
（三）查询已寄出档案
档案机要寄出后，至接收单位整理周期一般需要一个月，如档案接收单位反馈未接收到档案，请同学登录学工部网站，查询并记录档案的去向、转递编号、转递日期等信息后，致电我校机要室（电话：62232284）查询机要号码和具体档案签收人，凭机要号码再次向接收单位查询。
（四）未能及时转递的档案
1、缺少必要的档案材料的，请与辅导员联系确认缺少什么材料后，尽快补充完整。
2、毕业时未及时提供档案转递单位、地址、邮编等信息的，请与我校就业创业指导与服务中心（以下简称“校就业中心”）联系（电话：62233142），填写档案转递相关信息，校就业中心确认后，请本人及时与学生档案室联系。
3、所提供的档案转递单位不符合机要收寄要求，被退回的，请同学再次与档案去向单位联系确认是否有档案接收资格。档案接收单位必须符合机要件收寄要求，如国家、地方党政机关、县（团）级以上事业单位、国企、人力资源和社保局（或人才交流中心）、就业促进中心、人才市场等。
4、因落户上海等原因暂留学生档案室的，一旦具备转递条件，请同学主动联系辅导员或学生档案室办理相关转递事宜。
四、其他注意事项
（一）转档去向详细单位名称、地址及邮编必须登录校就业中心网站，按网站流程确认后，学生档案室方可根据相应转递信息转递学生档案。
（二）外单位的《调档函》经校就业中心网上审核后，学生档案室方可根据相应转递信息转递学生档案。
五、在校生档案查询和其他业务办理，请具体咨询021-62232348
学生工作部学生档案室
2018年7月9日